5 dicas para fazer reuniões produtivas em sua empresa

Quem nunca participou de uma reunião de trabalho e pensou: “Puxa, essa reunião poderia ter sido um e-mail”. Infelizmente, reuniões que não são bem planejadas ocupam uma quantidade importante do tempo de funcionários e executivos, o que tem contribuído para a crescente jornada de trabalho. Seja presencial ou virtual, as reuniões devem ser bem pensadas e estratégicas, com elementos que as tornem em reuniões produtivas. 

De acordo com um relatório da Harvard Business Review, mais de 70% dos 182 gerentes seniores pesquisados ​​concordaram que as reuniões são improdutivas e ineficientes. Os entrevistados disseram que as reuniões os impedem de concluir seu próprio trabalho (65%), custam um pensamento profundo (64%) e perdem oportunidades de aproximar a equipe (62%).

Além disso, um estudo realizado pela ferramenta de gestão de reuniões Beenote, mostrou que falta de preparação dos participantes (28%), falta de comunicação da equipe (20%), tempo alocado (17%), falta de tarefas de acompanhamento (25%) e falta de limite de tempo (13%) está entre os principais problemas com reuniões improdutivas.

No entanto, você pode mudar essa realidade na sua empresa, maximizar o tempo desses encontros e realizar reuniões produtivas. Basta um pouco de planejamento e seguir algumas das nossas dicas. 

Funções de uma reunião

Com e-mail e smartphones, nunca os funcionários tiveram acesso a tantas ferramentas de comunicação. Mas, embora com todas essas ferramentas de tecnologia, há momentos em que apenas uma reunião é suficiente. Para isso, a reunião de trabalho pode cumprir algumas funções essenciais. Confira:

Comunicar informações

Uma das funções principais de uma reunião de negócios é comunicar informações e fazer com que as pessoas se envolvam com o assunto da reunião. Ao planejar uma reunião, a agenda deve incluir tempo suficiente para que os participantes recebam e respondam às informações. 

Planejar as próximas etapas

Você pode reunir sua equipe para juntos criarem planos para cumprir os objetivos, sejam eles simples ou complexos.. Dependendo da maturidade do projeto, um encontro com os funcionários pode envolver ideias de brainstorming ou atribuição de tarefas específicas, com orçamentos e prazos, para indivíduos específicos. 

Tomar decisões

A tomada de decisões ocorre em praticamente todas as reuniões de negócios. Analisar várias alternativas e obter aprovação ou negação de uma ideia em conjunto significa que a empresa pode avançar em direção a seus objetivos. Nesse tipo de reunião, garanta que os indivíduos com autoridade para tomar decisões estejam presentes e que eles tenham informações suficientes para se comprometer com uma decisão.

Dicas para fazer reuniões produtivas

1. Tenha uma agenda com um tópico

Uma agenda de reunião é uma obrigação quando se trata de planejar reuniões produtivas. Ela serve para que você e os participantes saibam exatamente o que será repassado. Uma simples declaração do que você espera alcançar pode economizar em média 17 minutos em sua reunião. Portanto determine e informe com antecedência o tópico a ser abordado na reunião e quaisquer documentos relevantes, mantendo todos no caminho certo.

2. Estabeleça limites de tempo para a reunião

O tempo dos seus funcionários é valioso, portanto, limite a duração da reunião a uma hora ou menos, se puder. E encerre a reunião no horário, mesmo que o tema da agenda não seja concluído. Ao estabelecer limites de tempo rígidos, os funcionários podem planejar melhor sua jornada de trabalho em torno da reunião. Bem como, isso forçará os planejadores de reuniões a condensar suas agendas apenas nos tópicos que realmente importam.

3. Saia com definições

Uma reunião produtiva resulta em ação. Ao final da reunião, sua equipe deve saber qual é a próxima tarefa e ter todos os detalhes para executá-la. Certifique-se de que haja tarefas de acompanhamento específicas e acionáveis ​​para as decisões tomadas na reunião, incluindo quem é responsável por cada item. Essa clareza ajudará a trazer um propósito à sua reunião e colocará sua organização na melhor posição para ter sucesso. Criar itens de ação após a reunião também ajudará a preparar os funcionários para a próxima reunião, uma vez que eles poderão relatar seu progresso ou descobertas.

4. Incorpore diversão

É importante criar um equilíbrio entre diversão e produtividade em sua cultura. Incorporar diversão em sua reunião é uma ótima maneira de “quebrar o gelo” e aquecer sua equipe para colocar todos na mesma página. Ao se divertirem um pouco juntos, sua equipe se sentirá cuidada e motivada. 

5. Envolva todos os membros

Um dos melhores indicadores do sucesso da reunião, além de ter conclusões e compromissos claros, é se todos os participantes da reunião foram engajados e a participação foi distribuída igualmente. Isto é, cada membro da equipe conseguiu expressar seus pensamentos, preocupações e ideias. Se você estiver dirigindo uma reunião, uma de suas principais funções é fornecer segurança psicológica para todos os membros da reunião. Isso significa fazer com que eles se sintam seguros para expressar suas ideias sem serem interrompidos, falados ou mesmo ridicularizados. 

Dica bônus: Faça reuniões em pé ou caminhando

Considere fazer reuniões em pé em vez de sentado. Sim, é possível e é um modelo que agrada a alguns dos maiores executivos do mundo da tecnologia, como Mark Zuckerberg, do Facebook. São as “walking meetings”, em inglês, que basicamente são reuniões de trabalho que ocorrem enquanto os funcionários caminham.

As reuniões caminhando funcionam bem quando requerem a participação de poucas pessoas: duas, três, quatro é o máximo ideal. A “walking meeting” deve corresponder a um tema específico e não deve ser vista como uma pausa no trabalho, bem pelo contrário, trata-se de trabalhar aproveitando o tempo para gerar bem-estar ao mesmo tempo que se trabalha. 

Conclusão 

Por fim, entendemos que reuniões produtivas precisam de estrutura, ordem e regras básicas. Sem esses elementos, elas podem durar para sempre e não concretizam nada. Com um objetivo sólido em mente, uma agenda definida e um compromisso de envolver os participantes da reunião no planejamento, preparação e execução da reunião, você está no caminho certo para conduzir reuniões produtivas na sua empresa. 

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