Procrastinação no ambiente de trabalho: como evitar?

Uma sensação muito comum que nos acompanha atualmente é a de que estamos sempre tomados pelas atividades profissionais e pessoais, os dias sempre são corridos. Porém, tendemos a deixar para depois, atrasar ou demorar tempo além do necessário para fazer algumas tarefas — a famosa “procrastinação”. 

A emblemática frase “não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje” encaixa-se perfeitamente para explicar o ato de procrastinar, que se trata de transferir para outro dia ou momento a realização de atividades que poderiam e, na maioria das vezes, deveriam ser feitas no presente, ou ainda despender um tempo infinitamente maior para o início ou conclusão das ações. Quando isso acontece, estamos procrastinando.

Por exemplo, sabe aquela atividade complexa que envolve um assunto que não gostamos ou não temos afinidade, que nunca temos tempo de começar? E quando damos início, o processo de conclusão é muito moroso? Pois bem, trata-se de momentos de procrastinação.

Postergar atividades sem uma razão plausível é praticamente um contrassenso à correria diária na qual, quase sempre, estamos imersos. Em meio a inúmeras atividades importantes que precisam ser finalizadas, como é possível adiar a execução de alguma no momento que designamos para isso? Procrastinar tem um preço alto em nosso dia a dia, tanto do ponto de vista produtivo quanto do emocional, já que vivemos uma espécie de angústia com os adiamentos e não conclusões de certos atos.

Quem nunca procrastinou que atire a primeira pedra! Podemos afirmar que essa prática é bastante comum, mas tende a gerar alguns prejuízos, uma vez que não conseguimos canalizar energia e foco para executar aquilo que é necessário, atrasando-o.

A seguir estão algumas dicas para reconhecer e agir em momentos em que você se vê procrastinando.

1 – Identificação: 

É importante entender quando e por que deixamos para depois a execução de algo. Com todos os estímulos tecnológicos que temos, cair na tentação de checar uma rede social, que levaria um ou dois minutos, pode levar dezenas deles, deixando para depois a conclusão de um relatório, por exemplo.

Saber quais são as válvulas de escape que nos roubam o foco e a atenção, como é o caso comum das redes sociais, é muito importante para nos ajudar na tentativa de não procrastinar. Além disso, entender se o comportamento se repete com tarefas específicas é muito importante. O autoconhecimento, nesse caso, é decisivo, já que ser transparente com suas percepções será um ponto positivo para ser mais produtivo. 

Há atividades que fazemos por necessidade, mas não nos sentimos realizados fazendo-as. Aqui a dica é entender e pensar de maneira racional, buscando o controle da situação para que você finalize aquilo que é importante e/ou não há a possibilidade de delegar a outras pessoas.

Tarefas simples e rápidas que deixamos para depois, tornam-se muito maiores e passam a demandar mais energia do que o normal. 

À medida que conseguirmos, de forma racional, identificar quando e porque agimos de determinada forma, conseguiremos, a partir de então, traçar esquemas para transpor essa dificuldade.

2 – Organização das ações: 

Pode parecer óbvio, mas às vezes procrastinamos, pois, não colocamos de maneira ordenada o que precisamos fazer, sendo até uma espécie de autossabotagem. 

Manter uma lista de tarefas diárias e/ou uma agenda atualizada é uma forma de sempre ter à vista as ações necessárias naquele dia, ou período, ajudando a promover o senso de urgência nas entregas.

Utilize a ferramenta que melhor se encaixe na sua realidade, impressa ou digital, o importante é mantê-la atualizada. Dar baixa (riscar, sinalizar graficamente) nas tarefas executadas traz satisfação e nos motiva a concluir as ações.

3 – Priorização: 

Com a rotina organizada, fica muito mais fácil evitar a procrastinação, mas também é importante ter ciência da ordem de realização das atividades nos períodos. Uma dica válida para definir as prioridades é olhar os prazos e a complexidade das ações.

Outra prática que evita a postergação de determinadas questões é encará-las logo de cara! Inicie o dia, por exemplo, por aquelas ações que são mais problemáticas, tirando-as da frente. Entrar em contato com aquela pessoa mais complicada, fazer o preenchimento daquela planilha, enfim, fazer primeiro o que mais incomoda, desde que seja possível.

Essa tática serve também para tarefas pequenas, que vamos deixando pelo caminho ao longo do dia, o que cria uma bola de neve, como responder e-mails e mensagens curtas, ou fazer ligações. Faça-as assim que tiver conhecimento ou iniciar seu dia.

4- Troque de tarefa: 

Quando você está desenvolvendo algo e sente que o rendimento está caindo e está começando a querer navegar pelas redes sociais ou internet, opte por parar aquela tarefa e buscar por outra.

Uma estratégia interessante é definir tetos de tempo para a execução e acionar alarmes, isso vai ajudá-lo a ter noção real do tempo que está investindo na atividade. Mesclar atividades operacionais com atividades que demandem mais o pensamento crítico também é uma boa opção, assim o cérebro descansa e tende a render mais.

Além disso, pausas para café e distração são bacanas para reativar o foco e a concentração naquilo que deve ser executado.

Em suma, a resolução para qualquer problema só é possível a partir do momento em que o identificamos. Entenda se você está procrastinando, faça um levantamento das tarefas, momentos e situações que isso acontece, tente identificar as causas e promova estratégias para diminuir e até evitar que essa prática faça parte do seu dia a dia. 

E se a gestão do seu tempo é algo que você quer melhorar, confira nossas 7 dicas para melhorar sua gestão de tempo.