Kanban: o que é e como usar esse método de gestão de projetos

Kanban é uma ferramenta ágil de gestão de projetos eficaz que coloca suas tarefas em um formato visual usando cartões e colunas, tornando-os perfeitos para o gerenciamento de fluxos de trabalho e cargas de trabalho pessoais. 

Por meio de um “quadro”, o método Kanban funciona organizando tarefas em colunas com “cartões” ou post-its, o que permite que você veja facilmente o que precisa ser feito e quando. Cada coluna representa um estágio diferente do processo de um projeto (como ‘fazer’, ‘em andamento’ ou ‘completo’), com cartões sendo dedicados a tarefas individuais. Esses cartões (ou tarefas) devem ser movidos de coluna em coluna para fornecer uma indicação rápida e fácil de seu progresso.

Você também pode criar seu próprio Quadro Kanban digital que pode ser facilmente compartilhado com outras pessoas – vamos falar mais sobre isso ao longo do texto!

Quer você já esteja familiarizado com gerenciamento de projetos ou tenha a tarefa de criar um pela primeira vez, Kanban é uma ótima ferramenta para aumentar a produtividade e simplificar os fluxos de trabalho, graças à sua natureza altamente visual.

O que significa Kanban?

Kanban é uma palavra japonesa que se traduz literalmente como “cartão” ou “sinal visual”. A técnica como a conhecemos hoje foi usada pela primeira vez no final dos anos 1940 pelo fabricante de automóveis Toyota. O engenheiro industrial e empresário Taiichi Ohno desenvolveu Kanban para o Sistema Toyota de Produção como uma forma de melhorar a comunicação e garantir que o trabalho fosse concluído apenas quando necessário.

Desde então, Kanban evoluiu para além do método tradicional de usar quadros brancos físicos e post-its. Hoje já existem empresas que oferecem softwares que tornam o processo mais eficiente, flexível e colaborativo para grandes equipes.

Por que usar quadros Kanban para gerenciamento de projetos?

Os quadros Kanban são uma das ferramentas mais populares de gerenciamento de projetos ágil nos últimos anos. Sua maior vantagem é que o método está sempre ativo, é simples de configurar e promove a colaboração entre os membros de uma equipe. E isso é ótimo para sua equipe, pois você começa a entender como você e sua equipe realmente trabalham. 

De acordo com Atlassian, empresa líder em metodologia ágil, “Kanban é ótimo para equipes que recebem muitas solicitações que variam em prioridade e tamanho”. Ao permitir visualizar seu trabalho, Kanban limita o trabalho em andamento e maximiza a eficiência (ou fluxo). Equipes Kanban se concentram em reduzir o tempo necessário para levar um projeto do início ao fim. 

Kanban impacta positivamente na produtividade de equipes por permitir que os integrantes estejam sempre de olho no quadro de tarefas e nas ações a serem desenvolvidas. Dessa forma, as pessoas acabam trabalhando mais para que suas responsabilidades sejam devidamente cumpridas e registradas no quadro.

Quais projetos se beneficiam mais do Kanban

O método Kanban é um fluxo de trabalho incrível, muito flexível e é para todo mundo — e serve inclusive para acompanhar seus projetos e tarefas pessoais. Você pode usar o método para planejar uma viagem, para aprender uma nova língua, gerenciar um fluxo de tarefas de vendas, entre outros. 

Kanban pode será um bom método para sua equipe se seu projeto atender a alguns ou todos os critérios a seguir:

• Você está enfrentando atrasos de trabalho paralisado;
• Se sua equipe busca melhorias nos processos existentes, mas sem impor de vez um novo método de gestão radical;
• Quando as prioridades da sua equipe podem mudar em um curto espaço de tempo;
• Se a principal prioridade é atender às necessidades do cliente;

Como Implementar 

Quando se trata de Kanban, a primeira etapa é tornar o trabalho visível. Isto é, as equipes encontram maneiras de criar um quadro Kanban, com colunas e cartões. Basicamente, podemos dizer que existem 4 colunas:

• Backlog – O que precisa ser feito do produto/projeto;
• A fazer – todas as tarefas que ainda não foram iniciadas;
• Em andamento – Tarefas que foram iniciadas;
• Concluído – tarefas concluídas;

Cada tarefa ocupa um cartão Kanban e é movida através do quadro à medida que avança em cada estado. No caso ideal, as tarefas se movem suavemente entre os estados. Na realidade, existem gargalos e impedimentos para o fluxo.

O primeiro passo para a implementação envolve entender de forma profunda o fluxo de trabalho de sua equipe. Idealmente, converse com os membros da equipe para entender como o trabalho se move entre diferentes pessoas, como a colaboração e as transferências acontecem.

Atribua cartões a cada membro da equipe, para que eles possam trabalhar continuamente para mover os cartões pelas colunas. Também é importante definir o feito para sua equipe específica. Isso porque, muitas vezes, o que é feito para sua equipe pode não ser necessariamente a entrega final do recurso ao cliente.

A última etapa é mapear relacionamentos e dependências nas partes interessadas externas para entender como ocorre a colaboração entre equipes. O objetivo deste exercício é ser capaz de construir um processo de alto nível a partir do fluxo de trabalho de sua equipe.

Com Kanban bem definido, reuniões de planejamento não são mais necessárias. Embora sua equipe precise se reunir para demonstrações, análises e outras reuniões, a única reunião estruturada que sua equipe precisa realizar são as reuniões diárias.

Ferramentas para começar com o método Kanban

Algumas empresas preferem usar quadros Kanban físicos e usar post-its, mas há soluções online. Existem diversas ferramentas Kanban no mercado, assim como plataformas de gerenciamento de projetos adequadas para sua implementação. Alguns dos mais simples e flexíveis são Trello, Asana, Jira e Azure DevOps, ideais para construir quadros Kanban e gerenciar projetos.

Kanban vs. Scrum

Além do método Kanban, existem outras ferramentas ágeis de gestão de projetos. Uma delas é o Scrum, que assim como Kanban oferece abordagens baseadas na eficiência e em ritmo acelerado para melhorar a entrega. Ambos os métodos permitem a divisão de projetos grandes e complexos em partes gerenciáveis, visualizando seu fluxo de trabalho de uma forma que mantém toda a equipe informada.

No entanto, a diferença está na execução. Scrum é a prática de trabalhar em intervalos determinados, também chamados de “sprints”, com o objetivo de reunir informações e feedbacks com rapidez e implementá-los no trabalho. Já o método Kanban é um dos mais simples de implementar, sem mudanças estruturais imediatas.

Conclusão

Kanban se popularizou primeiro pelas fábricas e depois pelas equipes de desenvolvimento de software. Mas graças à sua flexibilidade, o método para gestão de projetos pode ser encontrado em qualquer lugar – da sala de reuniões ao escritório em casa. Kanban é um sistema simples com resultados poderosos!

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