GFIP x SEFIP: qual a diferença e a importância de cada um?

Acompanhando os avanços tecnológicos, o SEFIP foi criado para otimizar e tornar mais seguro o recolhimento do FGTS. Seu intuito central é simplificar o cumprimento das obrigações dos empregadores em relação aos trabalhadores. É importante ressaltar que há diferenças entre o GFIP e o SEFIP.

Quem trabalha dia a dia com tema, entende e lida de forma mais ágil, contudo, o assunto ainda levanta muitas dúvidas em relação ao seu caráter burocrático e, principalmente, pelos gestores dos processos que muitas vezes se confundem com as nomenclaturas e entendimentos. 

Por isso, neste artigo, veremos detalhes do assunto, trazendo para você os principais pontos para entender e estar de acordo com a obrigação, além de explicar as diferenças entre GFIP e SEFIP.

O que é SEFIP?

O SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é um aplicativo desenvolvido pela Caixa Econômica Federal que permite aos empregadores e contribuintes consolidarem os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores.

Esse sistema (ou seja, o SEFIP) tem todos os arquivos gerados com obrigatoriedade de serem transmitidos por meio do canal eletrônico Conectividade Social. 

Ele está destinado a todas as pessoas físicas ou jurídicas e contribuintes que se equiparam à empresa e que, portanto, estão sujeitos ao recolhimento de FGTS (mesmo quando não há o recolhimento do fundo, por exemplo em casos de suspensão do contrato de trabalho.)

Basicamente, o que acontece é que o SEFIP gera a guia de recolhimento do FGTS, chamada GRF, e permite gerar um arquivo para a utilização das informações do fundo.

Além disso, é um aplicativo que permite a qualquer empregador gerar a GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social, e a GRPS – Guia de Recolhimento da Previdência Social.

O que é a GFIP?

A Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) refere-se, como o próprio nome sugere, ao conjunto de informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social. 

E atenção, aqui reside a maior dúvida e confusão sobre o assunto. Mas é algo simples de entender, de forma bem prática, podemos resumir na seguinte explicação: o SEFIP é o sistema que gera a GFIP, ou seja, um sustenta e recebe os dados das empresas e dos trabalhadores (SEFIP); o outro é o documento que diz respeito a esses dados (GFIP).

A GFIP contém as informações de vínculos empregatícios e remunerações, que são geradas pela SEFIP. 

Cabe ressaltar que todas as empresas, sem exceções, estão obrigadas a entregar a GFIP. Nesses casos, quando não há o recolhimento de FGTS dos trabalhadores, a GFIP deve ser entregue em caráter declaratório da informação.

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Diferenças entre SEFIP e GFIP e as novidade técnicas

Como já pontuamos, apesar da semelhança entre as siglas, elas apresentam uma clara diferença conceitual: o SEFIP é o sistema responsável por gerar a GFIP, que, por sua vez, reúne as informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social.

Isso quer dizer que enquanto o SEFIP é um sistema que organiza todas essas informações, a GFIP é o próprio documento, com numeração específica e código de barras a ser pago até o sétimo dia do mês seguinte ao pagamento do funcionário.

Já em relação às novidades técnicas, através da IN RFB 1.922/2020, a Receita Federal aprovou o Manual da GFIP, bem como a versão 8.4 do SEFIP, de 16 de janeiro de 2020.

Com essa atualização, o SEFIP versão 8.4 pode ser utilizado para a retificação ou entrega em atraso de GFIP relativas a competências a partir de janeiro de 1999. 

E, para te ajudar, a seguir organizamos os detalhes de como baixar e utilizar esse sistema. 

Download do SEFIP em 4 passos

1. Para atualizar ou instalar o aplicativo do SEFIP versão 8.4, acesse o site da Caixa e clique no menu: Download/ FGTS- SEFIP/GRF.
2. Em seguida, selecione o arquivo de atualização de versão e clique em Salvar.

→→→ Atenção nesse momento! Antes de atualizar para a versão mais recente do SEFIP, qualquer versão anterior instalada em seu computador deve ser excluída. E, após excluída, deverá ser executado o SCRIPT disponível também no site da Caixa Econômica Federal.

1. Realizado o download, acesse o Explorer no diretório em que foi salvo o arquivo para executá-lo. Após a instalação, o Aplicativo disponibilizará, no próprio computador, o Manual Operacional do Sistema SEFIP.
2. Nele, você verá que a carga das tabelas no SEFIP é feita automaticamente. Mas, caso seja necessário efetuar a recarga manualmente, deve-se proceder da seguinte forma:

1. Acesse o menu: Iniciar/SEFIP/Manual Operacional.
2. Em seguida, atualize as seguintes tabelas, realizando o devido download e acessando o diretório onde foi salvo cada arquivo para descompactá-lo:

• Tabela de Índices FGTS – Atraso
• Tabelas de INSS
• Tabela de Índice INSS – SELIC
• Carga Manual de Tabelas / Índices FGTS.
• Carga Manual de Tabelas / Auxiliais INSS / Manual.
• Carga Manual de Tabelas / Selic.

Atenção: se, no momento de atualizar as tabelas, o aplicativo SEFIP mostrar a mensagem “não foi possível carregar as tabelas pois o movimento financeiro está aberto”, será necessário limpar a base de dados ou executar o fechamento do movimento.

Afinal, qual a importância do SEFIP e da GFIP

De acordo com a própria criação do SEFIP e da GFIP, o intuito central é otimizar de modo formal as informações referentes ao FGTS. Ou seja, são benefícios destinados aos envolvidos, tanto para o empregador quanto para o funcionário. Dentre os principais, podemos destacar 5 pontos importantes do SEFIP e da GFIP:

1. Segurança para o funcionário em relação aos seus direitos;
2. Facilidade para os empregadores na hora de realizar e declarar pagamentos;
3. Otimização do processo pela plataforma virtual;
4. Maior controle das informações trabalhistas pelo INSS e pela Previdência Social;
5. Maior organização e transparência dos direitos e obrigações trabalhistas.  

Fica evidente, então, que apesar de serem nomenclaturas semelhantes e, aparentemente, ocuparem o lugar de “mais uma obrigação”, são duas formas importantes e necessárias ao processo de formalização cadastral e financeira das empresas e dos trabalhadores. 

Por isso, é extremamente importante ficar atento aos detalhes e às informações de cumprimento das entregas da GFIP, por meio da SEFIP, seja pelo viés do empregador ou do funcionário. 

Data de entrega da GFIP

Por fim, como já falamos, todas as empresas estão obrigadas à entrega da GFIP. Então fique atento às datas de entrega dessa Guia.

De acordo com as divulgações da Receita, “a GFIP deverá ser entregue/recolhida até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido outro fato gerador de contribuição à Previdência Social”. 

Portanto, esteja atento às datas de pagamento do FGTS de sua empresa e lembre-se que decorrerá ainda a necessidade de emitir a GFIP, por meio do SEFIP.

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