8 dicas de como manter a produtividade no home office

Há diversos benefícios em trabalhar em casa, é claro: redução do tempo de viagem, economia com transporte e alimentação, usar roupas mais confortáveis (tudo bem se você trabalha de pijamas, mas acredite, ele impacta na produtividade!). Mas há distrações que podem impactar a sua produtividade no home office. 

Pode ser as tarefas de casa, cuidar dos filhos, obras no vizinho, falta de um lugar específico para o trabalho ou o Netflix fácil ali na televisão. 

Mas apesar disso, trabalhar em casa pode resultar em maior produtividade.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo DataSenado, a produtividade dos profissionais brasileiros aumentou no sistema de home office. 

O levantamento mostrou que quatro em cada 10 trabalhadores observaram uma melhoria no rendimento profissional, enquanto 19% que não se adaptaram bem ao novo formato – e 38% dos entrevistados disseram que não houve alterações no desempenho.

O ano de 2020 marcou quebra de tabu em relação ao home office devido à pandemia de Covid-19, obrigando milhões de profissionais ao redor do mundo a se adaptarem a essa nova rotina em casa. 

Especialistas acreditam que o teletrabalho deve continuar e virar formato ainda mais difundido em empresas. Portanto, pensando nessa tendência e em como melhorar a sua produtividade no home office, selecionamos dicas e ferramentas.

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8 dicas para manter a produtividade no home office

1 – Configure um espaço para o seu home office

Nem sempre podemos ter um cômodo em casa transformado em escritório. Mas é fundamental não misturar seu espaço de trabalho com seu espaço pessoal – use sua cama para dormir, não para trabalhar. 

Também tente encontrar um canto tranquilo da casa, se possível. Pode ser uma escrivaninha no canto, ou na mesa de jantar, mas configure o espaço para que quando você for lá, sua mente vai fazer uma associação entre aquele espaço e seu trabalho. 

Crie espaço suficiente para que você possa ter tudo o que precisa para fazer seu trabalho facilmente à mão.

Também é importante investir no conforto do trabalho. Hoje uma das preocupações da gestão de pessoas em várias empresas é sobre como gerar bem-estar entre os funcionários que estão em trabalho remoto. 

Ter uma boa cadeira, certificar-se de estar sentado em uma posição ergonomicamente correta em sua mesa, pequenas coisas como uma tela anti-reflexo para o seu computador podem aumentar seriamente o seu nível de conforto, permitindo que você se concentre na realização do seu trabalho.

Para melhorar ainda mais o seu bem-estar durante o home office, coloque plantas ou uma pequena fonte próxima para que seja algo tranquilo para olhar. 

2 – Mantenha suas distrações longe, mas acessíveis

Todo mundo precisa de uma pausa cerebral de vez em quando. Pode ser um livro, um aplicativo de jogo no seu telefone ou um instrumento musical – escolha seu favorito. 

O segredo para balancear essas pausas e deixá-las não tão próximas de vocês, para não se sentir constantemente tentado a realizar a atividade, mas, acessíveis, para que você possa se recompensar com pequenos breaks.

3 – Dê um descanso para seus olhos

Ainda na questão das pausas, além do seu cérebro, os olhos também precisam descansar uns minutinhos entre as atividades para reduzir a fadiga ocular. 

E existe uma fórmula de fazer essa pausa para os olhos, a regra 20-20-20. A cada vinte minutos, pare de olhar para a tela. 

Olhe fixamente para algo a 20 metros de distância e segure-o por 20 segundos. Seus olhos vão agradecer.

4 – Vista-se adequadamente

Trabalhar de pijama pode ser muito tentador. Mas é um péssimo hábito de se adquirir. 

Obrigue-se a se levantar e se preparar para um dia normal de trabalho, todos os dias. Você vai se distrair, perder a noção do tempo e entrar em pânico quando de repente precisar se preparar para uma videochamada ou realmente ir a algum lugar. 

Além disso, há algo em vestir a peça que faz você se sentir mais profissional e pronto para lidar com seu trabalho da maneira mais produtiva possível.

5 – Automatize atividades

Produtividade no home office tem tudo a ver com recursos tecnológicos para ter mais rapidez e eficiência. Se você tem uma empresa, é importante aparelhar funcionários para que eles possam executar totalmente ou praticamente toda a sua função online. 

Possuir uma conexão com a internet de qualidade é o primeiro ponto, assim como equipamentos suficientes para acompanhar e desenvolver os trabalhos necessários para o bom desenvolvimento da produção.

Também é fundamental que o servidor e rede de dados da empresa estejam centralizados e acessíveis a toda a equipe; utilizar formas de acesso segura aos dados; assim como utilizar sistemas e softwares de controle e gestão que rodam em nuvem.

Para melhorar a produtividade de contadores e gestores fiscais, o Qive oferece um software que realiza a gestão de notas fiscais de um jeito muito mais fácil, permitindo a consulta de NFe diretamente do site da Sefaz. Além disso, a solução permite baixar os arquivos XML das notas fiscais emitidas contra seu CNPJ automaticamente, facilitando o gerenciamento e arquivamento seguro dos documentos. 

O software de gestão de notas fiscais da Qive é uma plataforma inteligente que automatiza processos para você e sua empresa ganharem mais tempo e produtividade.

Ainda sobre tecnologias para utilizar durante o home office, para realizar reuniões online as plataformas mais conhecidas e que facilitam essas reuniões são o Google Hangouts/Meet, Skype, Zoom. E você também pode centralizar a comunicação da sua equipe no Slack.

6 – Alongue-se

Fazer pequenas pausas para se alongar ou fazer movimentos de ginástica laboral, podem ajudá-lo a mudar de marcha, reorientar e reenergizar conforme necessário ao longo do dia. E é claro que é algo bom para você. Sua cabeça, costas, ombros e joelhos vão agradecer por isso.

7 – Organize o espaço frequentemente 

Crie o hábito de limpar sua mesa de trabalho, guarde ou jogue fora pilhas de papéis, xícaras de café, bugigangas e tudo o que está ocupando espaço e não servindo a nenhum propósito.

Resista à tentação de usar esse espaço como armazenamento. Priorize o espaço limpo e organizado, pois assim você pode executar suas tarefas com uma mentalidade clara e mais produtiva.

8 – Trabalhe com listas

Faça uma lista das tarefas que você precisa realizar todos os dias – e depois execute-as. Certifique-se de que tudo de que você precisa para realizar seu trabalho está disponível para você, seja em seu escritório ou no computador. Risque os itens da lista conforme você avança.

Conclusão 

Trabalhar em casa pode ser um ambiente de trabalho mais produtivo do que em um escritório típico. Mas, para isso, depende de um equilíbrio e limites entre vida pessoal e profissional. A atual pandemia mudou a forma como trabalhamos e mais empresas estão recorrendo ao home office.

Para os empresários, certifique-se de que seus funcionários estejam confortáveis, organizados e saudáveis ​​para garantir que sua produtividade permaneça nos padrões da empresa por meses.

E se você é um contador ou trabalha em um escritório de contabilidade, gostou do conteúdo e quer saber mais sobre, leia: Home Office na Contabilidade: como adaptar sua rotina.