O que é BPO e por que é vantajoso para a sua empresa

Abrir uma empresa demanda várias atividades operacionais que vão além do objetivo final do seu negócio, que pode ser vender um produto, serviço etc. Para um pequeno empresário, prestador de serviço, o tempo é algo precioso e, talvez, você precise do serviço de BPO, uma prática que também proporciona redução de custos e aumento de performance.

O que significa BPO?

BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócio – um serviço que visa transferir a gestão de algumas atividades para empresas terceiras. Este é um recurso especialmente útil para o empreendedor, pois ele libera o empresário para focar na prospecção de clientes e na produção dos seus produtos ou serviços. Além disso, o BPO também oferece expertise e foco no serviço, algo além do que conhecemos como terceirização.

Mas talvez você esteja se perguntando se BPO é o mesmo que consultoria ou assessoria. A resposta é não. BPO está relacionado com a terceirização de atividades ou funções. A consultoria funciona como um aconselhamento para solucionar problemas, e inclui a realização de palestras e treinamentos dos colaboradores. Já na assessoria, a empresa conta com um assessor para auxiliar com questões técnicas e busca por soluções para problemas pontuais, desenvolvendo um projeto ou um serviço específico. 

Como funciona o BPO 

O BPO tem suas raízes na indústria de manufatura, com os fabricantes contratando outras empresas para lidar com processos específicos, como as partes de suas cadeias de suprimentos e outras atividades não necessárias para fazer seus produtos finais.

Com o tempo, organizações de outros setores adotaram a prática. Agora, o uso do BPO se expandiu tanto que organizações de todos os tipos contratam prestadores de serviços de BPO.

Aqui estão alguns exemplos de serviços de BPO muito usados:

• Serviços financeiros
• Central de Ajuda
• Limpeza de escritório
• Segurança
• Desenvolvimento de aplicações
• Designer de Web
• Publicidade e propaganda
• Marketing de conteúdo
• TI – Tecnologia da Informação
• Logística
• Jurídico
• Processos de RH – Recursos humanos

Um serviço de BPO é importante para você concentrar seus esforços em seu negócio principal, aquele que mantém seu negócio funcionando e gerando receita, e terceirizar o que não é tão importante.

Mas fique atento a um detalhe: não ser o core business de uma empresa não significa que um processo deva ser terceirizado. Por exemplo: segurança da informação não é o negócio principal dos bancos, mas eles não terceirizam essa área porque é vital para o sucesso de seus negócios.

Quando se adere a um serviço de BPO, a empresa entrega diversos procedimentos a uma especialista em processos internos, passando por uma análise profunda de todos os processos da área, visando à remodelação completa da estrutura do departamento.

Especialistas em gerenciamento aconselham a identificar funções que podem ser terceirizadas e, em seguida, avaliar essa função em relação aos prós e contras da terceirização para determinar se transferir essa tarefa para um fornecedor terceirizado faz sentido estratégico para a organização.

Benefícios do BPO

Confira quais são os benefícios de aderir à alguns serviços BPO:

• BPO Financeiro: aderir ao serviço do BPO pode reduzir custos operacionais. Além disso, os custos trabalhistas também serão reduzidos drasticamente.

• Vantagem competitiva: o BPO permite que as organizações terceirizem os processos que não são essenciais para seus negócios. Isto permite que elas concentrem mais seus recursos nas operações importantes para se destacar no mercado.
  
  
• Acesso mais rápido às inovações no processo: os provedores de BPO também estão mais propensos e mais bem posicionados para saber sobre os avanços e inovações que acontecem na área em que se especializam. Também investem em novas tecnologias para automação de processos que podem melhorar a velocidade, custo e / ou qualidade do trabalho.
  
  
• Flexibilidade: os contratos de BPO podem permitir às organizações maior flexibilidade para ajustar as atividades e processos de funções terceirizadas. Isto permite à empresa agir melhor às mudanças na dinâmica do mercado.

Riscos de BPO

Como a maioria das iniciativas de negócios, existem certos riscos e desafios associados à terceirização das funções de negócios não essenciais da sua empresa. Fique atento aos possíveis problemas: 

• Violações de segurança e privacidade de dados
• Tornar-se dependente do serviço terceirizado
• Custos inesperados ou restrições de crescimento

Você também deve reconhecer que a terceirização de processos de negócios pode exigir o desenvolvimento de um novo modelo de organização na empresa. Isto é, determinar um responsável para lidar com as ações terceirizadas e seus resultados. Mas, felizmente, os riscos potenciais associados ao BPO podem ser facilmente atenuados com um bom planejamento. 

BPO na contabilidade

A contabilidade é extremamente importante para empresas, pois todo negócio precisa lidar com questões legais, fiscais e tributárias. Mas ter uma equipe própria focada e especializada nem sempre é possível dentro de um negócio. Por isso, aderir ao BPO Contábil, permite mais acesso a especialistas e sem a necessidade de obter um time específico na empresa.

Esse serviço possibilita ter uma infraestrutura contábil que já lida com rotinas pertinentes. Também implica em se um serviço que busca estar sempre atualizado com todos os aspectos legais do mundo contábil.

Conclusão

Podemos chegar à decisão de terceirizar um processo de negócios por meio de uma variedade de motivos. Como dito anteriormente, pequenos empresários podem muitas vezes precisar terceirizar algumas atividades como a gestão financeira porque não têm os recursos para formar a equipe. Por outro lado, uma empresa de grande porte pode optar por terceirizar uma tarefa que já vinha desempenhando. Entretanto, após uma análise, pode determinar que um fornecedor terceirizado pode fazer o trabalho melhor e com um custo menor. Portanto, quando bem pesquisada, planejada, executada e gerenciada, a terceirização de processos de negócios pode trazer vantagens a qualquer organização de pequeno a médio porte.Para melhorar a gestão da sua empresa e obter mais vantagens no mercado, confira nossos conteúdos sobre 5 ferramentas de gestão para turbinar seu negócio e, para facilitar a gestão de notas fiscais da sua empresa e estar sempre em dia com as suas obrigações, experimente a Qive!