Consultar NFe pela chave de acesso ou certificado digital: Qual a diferença?

Para profissionais da área fiscal, contábil e tributária, consultar NFes e CTes é uma tarefa rotineira e de extrema importância. Além da entrega de obrigações, a gestão e armazenamento dos documentos também reduz o risco de notas frias passarem despercebidas. 

Ademais, é obrigatório que os documentos fiscais sejam armazenados por 5 anos. O não cumprimento dessa lei pode resultar em multas e prejuízos.

Com isso, as mudanças anunciadas pela Sefaz podem ter gerado algumas dúvidas sobre os procedimentos comumente utilizados para baixar XML. Então, trouxemos as principais diferenças entre os caminhos para a consulta de notas: a chave de acesso e o certificado digital.

Consultar NFe pela chave de acesso

A chave de acesso é o número único e identificador de um documento fiscal emitido no Brasil. Ela é composta por por 44 dígitos que permitem a identificação das informações descritas no documento. 

A consulta da NFe pela chave de acesso geralmente é feita por quebra de captcha, a partir de robôs que buscam o XML no portal da Sefaz e produzem uma cópia construída artificialmente. 

Por conta disso, os XMLs baixados dessa forma não possuem validade jurídica. Contudo, podem ser uma alternativa para fins rápidos como o controle das NFes ou auxílio para a escrituração do SPED.

A Qive conta com o Qive Lite, que realiza a consulta via chave de acesso de maneira homologada pela Sefaz. Ele utiliza caminhos oficiais disponibilizados pelo governo que estarão disponíveis pelo menos até 31 de agosto de 2020. 

Consultar NFe pelo certificado digital

O certificado digital é um documento eletrônico que representa a identidade digital de uma empresa ou pessoa física. Ele é obrigatório para pessoas jurídicas no envio de declarações à Receita Federal, exceto para aquelas optantes pelo Simples Nacional. 

Existem tipos diferentes de certificados digitais. São eles: A1, que é armazenado no computador e A3, que constitui uma mídia física ou armazenado em nuvem.

A certificação digital garante segurança e evita que o CNPJ seja utilizado de maneira errada. Portanto, XMLs consultados por essa via têm validade jurídica, já que sua utilização protege as transações eletrônicas como a consulta de NFes e CTes.

De acordo com o comunicado emitido pela Sefaz, a partir de 07 de julho de 2020, apenas os CNPJs referenciados no documento fiscal e com acesso ao certificado digital poderão realizar a consulta. 

O Qive é integrado ao webservice da Secretaria da Fazenda, e com acesso ao seu certificado digital A1 ou A3, exigido pela Sefaz para fornecer os XMLs oficiais emitidos para o seu CNPJ, a plataforma trás todos os documentos fiscais dos últimos 90 dias, todos com validade jurídica e garantindo a segurança dos seus dados.

Nós da Qive pensamos sempre em facilitar a sua rotina, trazendo informações de qualidade e te auxiliando com a nossa plataforma, para que você tenha mais tempo para o que importa!

E você, como costuma consultar suas notas? Comente aqui.