Gestão fiscal e tributária: diferenças e como fazer

Hoje, fazer a gestão fiscal e tributária sem tecnologia é um grande risco financeiro. As planilhas manuais estão sujeitas a erros humanos e documentação incompleta, podendo resultar em penalidades fiscais graves.

A tecnologia transformou a maneira de gerenciarmos os negócios. Por isso, deixar de lado a automação de processos significa perder a chance de otimizá-los, reduzir erros e aumentar a segurança das informações da sua empresa.

Mas afinal, o que é gestão fiscal e tributária? Qual a diferença entre elas? Como a tecnologia pode ajudar? Além de conhecer os conceitos, você descobre os benefícios de automatizar seus processos rotineiros para garantir a saúde financeira do seu negócio.

O que é gestão fiscal?

A gestão fiscal é o conjunto de ações e estratégias voltadas para otimizar recursos e garantir a boa saúde financeira da empresa. Ela envolve análise de indicadores, elaboração de orçamentos e gestão do fluxo de caixa.

Uma boa gestão fiscal se preocupará com:

• Criação de orçamentos
• Projeções financeiras futuras
• Monitoramento de despesas
• Maximização da receita
• Análise de dados para decisões estratégicas

O que é gestão tributária? 

A gestão tributária é focada em cumprir as obrigações fiscais da empresa. Envolve o cálculo, o recolhimento e a escrituração de impostos, taxas e contribuições devidos aos órgãos governamentais.

Quando bem executada, garante a conformidade da empresa com a legislação, evitando multas e penalidades. Para alcançar esse objetivo, é fundamental implementar práticas sólidas de governança tributária.

Qual a diferença entre gestão fiscal e tributária? 

Embora os termos sejam frequentemente usados em conjunto, a gestão fiscal e tributária possuem diferenças relevantes. Mesmo interligadas, cada uma cuida de aspectos específicos na gestão financeira da empresa.

Como a gestão fiscal e tributária estão relacionadas? 

Apesar das diferenças, tanto a gestão fiscal quanto a gestão tributária trabalham em sinergia para um objetivo comum: a saúde financeira da empresa.

O gerenciamento tributário procura reduzir a carga tributária de forma legal para evitar problemas com o fisco. Na prática, há redução de custos e melhora no fluxo de caixa.

Por sua vez, a parte fiscal identifica oportunidades de otimização tributária ao analisar indicadores financeiros relevantes para o negócio. Tais informações são usadas para tomar melhores decisões sobre investimentos, expansão e alocação de recursos. 

Juntas, elas formam um sistema integrado de gestão de riscos financeiros que protege e impulsiona o crescimento do negócio.

Como fazer uma boa gestão fiscal e tributária? 

Listamos as melhores práticas para implementar uma gestão fiscal e tributária eficiente:

• Mantenha-se atualizado sobre a legislação: as leis mudam constantemente e o ideal é ficar por dentro das atualizações para garantir conformidade e aproveitar benefícios fiscais.
• Organize e centralize seus documentos: notas fiscais, recibos, comprovantes e outros devem estar organizados e facilmente acessíveis. Lembre-se que a digitalização ajuda muito nesse processo.
• Implemente controles internos: processos claros são necessários para a emissão, recebimento e conferência de documentos fiscais para reduzir erros e fraudes.
• Elabore um planejamento tributário: para descobrir o regime tributário mais vantajoso para sua empresa, é preciso pesquisar e revisar periodicamente essa decisão nas fases de maturidade do negócio.
• Monitore prazos e obrigações acessórias: mantenha um calendário fiscal para não perder prazos de entrega de declarações e pagamento de impostos.
• Invista em tecnologia: a Qive, por exemplo, é um dos sistemas especializados do mercado que automatizam processos, reduzem erros e fornecem relatórios precisos para tomada de decisão.
• Conte com profissionais na área: uma equipe interna capacitada ou uma consultoria especializada para lidar com a complexidade tributária brasileira vai ajudar.
• Realize auditorias periódicas: revisões regulares dos seus processos fiscais e tributários podem identificar possíveis problemas antes que se tornem críticos.

Benefícios de automatizar processos na gestão fiscal e tributária 

A automatização da gestão fiscal e tributária significa usar tecnologia para executar tarefas repetitivas e burocráticas sem esforço manual. Em vez de digitar dados toda vez, buscar documentos em e-mails ou preencher planilhas, os sistemas especializados fazem esse trabalho de forma rápida, precisa e integrada.

Uma transformação digital como essa traz benefícios para impactar diretamente a eficiência operacional e a redução de riscos financeiros da empresa.

Aprimoramento de processos

Desde que a Constituição Federal de 1988 entrou em vigor, o Brasil já editou mais de 517 mil normas fiscais e tributárias. Com tantas mudanças, é difícil acompanhar todas as novidades do fisco, levando empresas a cometerem erros involuntários.

Regras tão complexas sobrecarregaram os departamentos fiscais, obrigando gestores a aumentar a equipe para realizar serviços burocráticos e repetitivos. Todo o trabalho com documentos fiscais, por exemplo, era feito manualmente.

A tecnologia veio para mudar esse cenário. Com boas opções no mercado, é possível integrar informações e melhorar processos, gerando uma visão única e consolidada de cada documento fiscal da empresa.

Aumento na produtividade

Com o aprimoramento e automatização dos processos é possível eliminar as montanhas de papel em cima das mesas de cada colaborador. 

Implementar sistemas especializados significa que os XML das NFes e CTes (Conhecimento de Transporte Eletrônico), por exemplo, serão baixados automaticamente da Sefaz (Secretaria da Fazenda) – acabando a dependência de outros setores e empresas. 

Dessa forma, o time tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa: atividades mais estratégicas e produtivas para o crescimento da empresa. 

Redução de custos

Um dos objetivos mais importantes de qualquer empresa é a redução de custos. Ferramentas especializadas para gestão de documentos fiscais eliminam o trabalho de digitar manualmente os 44 caracteres de cada chave de acesso de NFe.

Além disso, esses sistemas geram relatórios automaticamente, acabando com a necessidade de preparar planilhas manuais para cruzamento de dados. Isso reduz custos operacionais e permite investir em uma equipe focada em tarefas mais estratégicas.

Segurança e precisão

A gestão fiscal e tributária fica muito mais simples quando você tem controle de todos os documentos emitidos contra o CNPJ da empresa. Uma ferramenta especializada consegue consultar, baixar e armazenar esses documentos momentos após serem emitidos.

Isso cria segurança financeira: a escrituração se torna precisa e protegida contra ilegalidades e fraudes, como notas frias. 

Dados para tomada de decisão

Documentos fiscais contêm informações valiosas não apenas para o departamento fiscal, mas também para compras, financeiro e outras áreas.

No arquivo XML da NFe estão disponíveis dados como:

• Base de cálculo
• Valor do produto
• Frete, seguro
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)
• Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
• Datas de emissão e valores totais.

A partir desses elementos, é possível fazer análises estratégicas para diversos setores da empresa, garantindo a tomada de melhores decisões e redução de riscos financeiros.

A Qive como apoio na gestão fiscal e tributária 

A Qive é a única solução de ponta a ponta do mercado para gestão de Contas a Pagar, oferecendo automação completa desde o recebimento de documentos fiscais até o pagamento, com eficiência, segurança e previsibilidade em cada etapa.

Ao integrar documentos fiscais ao processo financeiro, a Qive contribui diretamente para uma gestão fiscal e tributária mais eficiente:

• 100% de cobertura para consulta de NFSe: acesso completo a notas fiscais de serviço de todas as prefeituras brasileiras.
• Motor de captura contínua: combinação de tecnologias para garantir coleta automática e inteligente de documentos fiscais.
• Suporte multidocumento: gestão integrada de NFe, NFSe, CTe, CTE-SAT, faturas, cartas de correção, boletos e comprovantes de pagamento.
• Pronto para IA: solução preparada para recursos de inteligência artificial que otimizam análises e decisões.
• Portal único: centralize documentos e comunicações internas e para fornecedores em uma única plataforma.
• Pagamentos integrados: simplifique todo o processo financeiro com gestão completa do Contas a Pagar.

História de sucesso: Riachuelo

A Riachuelo, uma das maiores redes de lojas de departamento do Brasil, enfrentava grandes desafios na gestão de milhares de notas fiscais. Antes da Qive, o trabalho manual com documentos fiscais sobrecarregava a equipe de contabilidade.

Com a Qive, a empresa aumentou em 15 vezes a eficiência no gerenciamento dos documentos fiscais. A Riachuelo lida com cerca de 300 mil notas fiscais e mais de três milhões de cupons emitidos nas lojas.

“Demorávamos cerca de um minuto para analisar cada nota. Agora levamos três minutos para cuidar de um lote de três mil notas. Podemos monitorar todo o processo fiscal, do início ao fim das transações”, destaca Cláudia Fernandes, gerente contábil da Riachuelo.

Faça como a Riachuelo e mais de 50 mil empresas que confiam na Qive: adote a plataforma que redefine o Contas a Pagar e comece a automatizar desde o recebimento de documentos até os pagamentos. Clique e experimente a Qive grátis!