Retificação SPED EFD: como fazer passo a passo

SPED Fiscal, que na verdade é a forma usual de fazer referência à EFD ICMS/IPI é uma entrega mensal obrigatória para as empresas brasileiras. Porém devido à diversidade de outras obrigações e à rotina  atarefada dos contadores muitas vezes ela acaba sendo entregue de maneira incorreta, com informações desajustadas. 

Por isso a retificação da EFD (Escrituração Fiscal Digital) é um procedimento mais comum do que o previsto, mas que ainda gera dúvidas em muitas pessoas. Então para te ajudar a entender como fazer a retificação do SPED EFD e substituir o arquivo digital enviado, separamos um passo a passo detalhado de como fazer o processo de maneira descomplicada.

Qual é o prazo para fazer a retificação do SPED EFD?

Quando o contribuinte perceber que houve erros no envio da sua Escrituração Fiscal Digital (EFD) relativa a um determinado mês de apuração, a retificação desse erro poderá ser feita sem autorização prévia, desde que o seguinte prazo seja respeitado: até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração. 

Isso significa que, por exemplo, a entrega feita em janeiro de 2023 pode ser retificada até o último dia de abril de 2023. Facilmente calculada, mas para efeitos de conferência segue abaixo a lista dos prazos de entrega das retificações de 2023.

Mês da entrega do SPED FISCAL em 2023	Prazo limite para Retificação da entrega
janeiro	30/04/2023
fevereiro	31/05/2023
março	30/06/2023
abril	31/07/2023
maio	31/08/2023
junho	30/09/2023
julho	31/10/2023
agosto	30/11/2023
setembro	31/12/2023
outubro	31/01/2024
novembro	29/02/2024
dezembro	31/03/2024

Respeitando esses prazos de retificação o contribuinte conseguirá fazer a retificação simplesmente enviando o arquivo digital retificado. E esse substituirá por completo o último arquivo EFD transmitido.

Contudo, se a retificação de envio extrapolar o prazo limite da retificação os ajustes só poderão ser feitos mediante a autorização da Secretaria da Fazenda (no caso do ICMS) ou da Receita Federal Brasileira (no caso do IPI). 

Além disso, se a retificação necessária for uma intimação da Secretaria da Fazenda (Sefaz) ou da RFB, o contribuinte deverá respeitar o prazo especificado pela notificação recebida.

Por fim, mas ainda muito importante de ser lembrado é que o arquivo de retificação substituirá totalmente o arquivo já transmitido, já que a EFD é um arquivo integral e não existe arquivo complementar de SPED. Isso significa que independente da retificação precisar ser feita em um ou mais pontos, todas as informações referentes à EFD em questão precisarão ser preenchidas. Por exemplo, se houver apenas um erro fiscal, a retificadora precisa ser preenchida por completo. Caso seja ajustado somente o item preenchido errado, a EFD retificada transmitida substituirá o original e, nesse caso, o arquivo estará incompleto. Ou seja, um erro de inconsistência será substituído por um erro de incompletude.

É possível fazer a retificação do SPED EFD após o prazo?

Quando houver a necessidade de fazer a retificação da EFD em uma data posterior ao prazo possível, o contribuinte precisará então solicitar a autorização da SEFAZ. O pedido deve ser feito via site, por meio da opção “Retificação extemporânea”. Esse tipo de opção pode demorar até 48 horas úteis para ser deferido ou indeferido. 

Após a resposta deferida o contribuinte terá, então, um prazo em dias corridos que variam conforme os critérios estabelecidos pelo regimento de cada estado e que são contados a partir da autorização da transmissão da Retificação extemporânea. Todavia, se a resposta recebida tiver sido indeferida o contribuinte poderá ainda solicitar um novo pedido, mas dessa vez de modo presencial na gerência regional da SEFAZ responsável pela jurisdição tributária.

Importante ainda estar atento a qual tipo de escrituração que precisará ser retificada. Caso a retificação seja referente ao IPI (em caso de prazo limite extrapolado), então o pedido de autorização deverá ser feito junto a Receita Federal.

Passo a Passo da Retificação do SPED EFD após o prazo

1. Gerar a EFD retificadora

Antes de solicitar a autorização de realização da retificação junto ao órgão responsável, o contribuinte precisa ter em mãos o arquivo da retificação desejada (ou seja, com as informações corretas que substituirão a entrega errada). 

Esse arquivo precisa estar em conformidade com o layout e procedimentos especificados no programa atualizado do PVA (Programa de Validação e Assinatura da Escrituração Fiscal Digital – PVA-EFD) disponível no ambiente do SPED. O arquivo precisa estar em conformidade com a Portaria CAT 147/2009, que precisará ser assinado digitalmente para que gere um novo hash code.

A informação do código hash é, basicamente, um conjunto de 32 caracteres formados por letras e números que validam os dados a serem retificados. A Sefaz exige a informação do hash do arquivo retificador assinado, portanto em entregas de retificação referentes ao ICMS o contribuinte precisará utilizar a opção “Dados da Escrituração” da aba “Relatórios”, onde o hash aparecerá identificado como “ID do Arquivo Assinado (hash)”.

Ainda é importante destacar a necessidade de que o arquivo retificador, a ser preenchido, esteja em conformidade com o arquivo a ser corrigido. Por exemplo, se tiver havido mudança de layout dos arquivos EFD, dado o tempo decorrido e possível atualização, mesmo assim o arquivo retificador deverá ser preenchido em conformidade com o layout do arquivo da transmissão original, que precisa ser corrigido.

2. Solicitar autorização da retificação do SPED EFD

No caso da solicitação de retificação referente ao ICMS, como dissemos, o pedido deverá ser feito junto à SEFAZ. E isso pode ser feito de forma online por meio do site da administração tributária correspondente, lembrando que o contribuinte precisará estar com o certificado digital em dia para conseguir prosseguir com o acesso e conseguir realizar a solicitação. Caso a retificação seja referente ao IPI, então a solicitação deverá ser feita via Receita Federal. 

3. Transmitir o arquivo ao SPED

Depois de preencher os campos solicitados (CNPJ e resumo das alterações a serem realizadas na EFD) o contribuinte precisará então aguardar a liberação deferida. Isso acontecerá quando o campo “Situação da autorização” indicar “Autorizado”. Aí então o contribuinte conseguirá enviar ao ambiente do SPED o arquivo digital da EFD retificadora. 

É bacana deixar avisado que, ao realizar esse processo pode ser que o campo descritivo, durante o envio, indique “Em Andamento” e não seja possível atualizar. Se isso acontecer basta esperar um pouco (normalmente algumas horas) e atualizar o programa para tentar novamente.

Além disso, cabe ainda ponderar que a autorização para realizar a retificação da EFD “não implicará no reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem a homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte”, conforme Ajuste Sinief 11/2012.

Quando a retificação do SPED EFD não pode ser feita?

Ainda de acordo com o Ajuste Sinief de setembro de 2021, temos esclarecido que o contribuinte não poderá realizar retificação de uma EFD nas seguintes situações, (como conta no § 7º do Ajuste 11/2012):

• Quando a apuração do período estiver sob ação fiscal;
• Quando o débito da EFD a ser retificada já tiver sido enviado para inscrição em Dívida Ativa
• Ou ainda, quando a transmissão da EFD descumprir os acordos estabelecidos pelas normas do Ajuste Sinief.

De toda forma, a consulta à Sefaz de cada estado é sempre o melhor caminho para verificar e estar em conformidade com as especificidades da administração tributária correspondente. Para facilitar o acesso, separamos a lista com os sites de todas as Sefaz do Brasil.

Estado	SEFAZ
Acre	SEFAZ – Acre
Alagoas	Sefaz-AL
Amapá	Sefaz – AP
Amazonas	SEFAZ/AM
Bahia	sefaz.ba
Ceará	Sefaz
Espírito Santo	SEFAZ
Goiás	Serviços – Secretaria da Economia
Maranhão	SEFAZ MA
Mato Grosso	Sefaz MT
Mato Grosso do Sul	SEFAZ MS
Minas Gerais	SEF/MG
Pará	SEFA
Paraíba	Sefaz-PB
Paraná	Acessar o portal de serviços Receita/PR | Secretaria da Fazenda
Pernambuco	Sefaz PE
Piauí	SEFAZ-PI
Rio de Janeiro	Sefaz-RJ
Rio Grande do Norte	SET-RN
Rio Grande do Sul	Sefaz RS
Rondônia	SEFIN
Roraima	SEFAZ RORAIMA
Santa Catarina	SEF/SC
São Paulo	Secretaria da Fazenda
Sergipe	SEFAZ-SE
Tocantins	Secretaria da Fazenda
Distrito federal	Secretaria da Fazenda DF

Precisa pagar alguma taxa para fazer a retificação?

Não. A resposta mais genérica é que não existem custos específicos para realizar uma retificação da EFD. Mesmo que a retificação seja extemporânea (ou seja, aquela feita após o limite da retificação via SPED), de forma geral, não há cobranças de taxa extras para esse processo. Isso acontece, de forma unânime, para casos dos contribuintes do IPI que têm as regras reguladas pela RFB, cuja cobrança é dispensada.

Contudo é importante lembrar que em casos de retificações referentes ao ICMS, o estado tem suas normas específicas e, portanto, pode haver cobranças. Já houve situações em que essa cobrança extra era exigida, como por exemplo no caso do Ceará e Piauí.  Contudo é importante destacar que a Secretaria da Fazenda do Ceará (Sefaz-CE) extinguiu a Taxa de Retificação da Escrituração Fiscal Digital (EFD), por meio do artigo 17 da Lei nº 17.118/2019. De toda forma é essencial, que o contribuinte do ICMS esteja atento às normativas da Sefaz do seu estado.

Além disso, é sempre importante lembrar que em casos de retificação enviada posterior à constatação do fisco, a inconsistência torna-se multa, cujo percentual é relativo ao faturamento do mês anterior ao de apuração da declaração inconsistente. Afinal, os dados da RFB são cruzados com outras informações administrativas e jurídicas que precisam, necessariamente, estar em conformidade entre si (Leia mais sobre o assunto aqui). De toda forma, quando há retificação de documentos há  ônus para a empresa. Seja pela multa a ser paga ou mesmo pelos custos embutidos no processo de retrabalho. 

Por isso é essencial que o contador responsável ou o próprio contribuinte estejam atentos aos registros “dos documentos fiscais da escrituração e aos respectivos demonstrativos de apuração dos impostos IPI e ICMS de cada período de apuração, bem como outras informações de interesse econômico-fiscais”, como alertado pelo próprio Guia da EFD.

O que fazer depois da autenticação

Caso a autenticação dos documentos já tenha sido realizada, é possível fazer a correção de alguns dados, mas não mais substituir o livro todo. As retificações, de acordo com a Receita Federal, estão detalhadas no artigo 5º da Instrução Normativa DNRC 107/08.

A retificação de lançamento feita com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos documentos de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência. Não se deve  confundir retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração, informa a norma.

Quais são os principais problemas da EFD que geram retificação?

A EFD possui vários blocos de informações a serem preenchidos, e esses por sua vez solicitam ainda registros detalhados. (Leia mais sobre o assunto aqui). Isso por si só permite que haja uma gama grande de margem ao preenchimento com erro. Contudo, há alguns erros que são mais comuns que outros. 

Normalmente esses erros acontecem em decorrência da alta demanda da empresa aliada à necessidade do cruzamento e processamento dos dados.  Por exemplo, o sequenciamento de notas fiscais, sobretudo das indústrias que lidam com centenas de documentos (emitidos/recebidos/cancelados) facilmente pode ser prejudicado e figurar como erro na transmissão do SPED Fiscal.

Os códigos das Notas Fiscais, como CST e CFOP, também precisam estar alinhados para que não haja inconsistência na auditoria da escrituração da EFD. Além disso é importante estar atento  às atualizações das tabelas e códigos das alíquotas, para garantir que a tabela NCM não seja registrada de forma equivocada.

Outro ponto, também muito comum de ser preenchido de forma errada, diz respeito às informações incluídas no Bloco K cujas informações são extraídas processo produtivo e que, portanto, precisam estar com conformidade com as solicitações a serem informadas na transmissão da EFD. Por isso o setor fiscal e de produção devem estar em constante comunicação e alinhamento das informações.

Bloco K – Sped Fiscal

Para incluir as informações relativas ao Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque (RCPE), foram inseridos os Registros do Bloco K na EFD-ICMS/IPI, através do Ato COTEPE/ICMS 52/2013. De acordo com o Guia Prático da EFD-ICMS/IPI as informações do Bloco K servem para registrar e prestar informações mensais de produção, consumo de insumos e estoque. Portanto, a periodicidade de informação do RCPE é mensal, assim como a transmissão da EFD

Ou seja, as informações do setor fiscal e da produção da empresa (sobretudo em indústrias) devem estar em conformidade, pois há informações que precisam necessariamente estar em conformidade e ajuste. Por exemplo, no preenchimento do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque – Modelo 3, são solicitadas informações de quantidades que serão prestadas no Bloco K da EFD ICMS/ IPI. Essas quantidades e valores constantes nas colunas “Entradas” e “Saídas” do referido livro deverão ser somadas no último dia de cada mês, e declarado na EFD ICMS/IPI o como saldo das quantidades em estoque do último dia de cada mês. Caso algum dado seja transmitido de modo inconsistente, será preciso então proceder com a retificação do Sped Fiscal.

Como evitar erros e não precisar fazer a retificação do Sped Fiscal

Como vimos, é preciso que as empresas estejam atentas e preparadas para lidar com todo o processo fiscal de modo inteligente e produtivo. O contribuinte precisa estar antenado nas atualizações legais e, principalmente, cuidar para que os setores da empresa estejam em conformidade e alinhamento de ações. Evitando assim, erros fiscais, principalmente no ambiente do Sped Fiscal.

Sendo assim, cada vez mais fica evidente que a melhor opção (e mais segura) é investir em capacitação e tecnologia para a correta geração de arquivos fiscais. Neste ponto, a auditoria eletrônica de arquivos fiscais vem se mostrando uma importante ferramenta para auxiliar e orientar o trabalho dos profissionais das áreas de T.I., fiscal e contábil.

Através dos rápidos diagnósticos que simulam verificações e cruzamentos realizados pela Receita, é possível planejar quais ações tomar, eleger prioridades e mapear as origens dos problemas. Tudo com objetivo na melhoria contínua de processos e no saneamento das informações que se forem tratadas de maneira inadequadas podem gerar grandes prejuízos para as empresas.

A plataforma Qive ajuda milhares de empresas com essas questões através de uma gestão fiscal inteligente. Com a ferramenta, as empresas têm fácil acesso aos documentos fiscais e conseguem fazer cruzamento das informações das notas com apurações de impostos, declarações.

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