Como se planejar para arquivar NFes, NFCes, e CTes corretamente no Natal

O aumento do volume de vendas em Dezembro vem alavancado pelo 13º salário e as compras de Natal.

Na verdade o mês de Dezembro inteiro é considerado excelente para o comércio por conta da Black Friday, que acontece em Novembro, mas já dá prévia de como será o comportamento do consumidor nas compras natalinas.

Como já noticiamos em nosso blog, o Natal terá deflação e isso também significa aumento de documentos fiscais sendo emitidos e recebidos à todo momento.

Confira as subcategorias e produtos que devem ser os mais vendidos (em volume de pedidos) neste ano:

1) Bonecas

2) Cafeteira

3) Camisa Esportiva

4) Camiseta Masculina

5) Celular e Smartphone

6) Cobre-Leito

7) Fogão

8) Jogo de Cama

9) Jogo de Panelas

10) Jogos de Vídeo Game

11) Livros

12) Perfume

13) Pneu de Carro

14) Relógio de Pulso

15) Sandálias Femininas

Confira o comparativo entre o ano passado e 2017:

A preparação para o Natal

NFes no Natal

A preparação dos varejistas para as vendas da Black Friday e Natal, começam muito antes destas datas.

As empresas precisam preparar os estoques e isso inclui, além de realizar compras, realizar análises (muitas vezes baseadas em histórico de anos passados) de quais produtos terão maior volume de vendas, para não fazer estoques à mais ou à menos.

Para essa análise é importante contar com as NFes de entrada e essa tarefa muitas vezes é árdua!

Possuem soluções no mercado de consulta à NFes, que ainda realizam o download e armazenam essas notas para serem utilizadas na gestão de estoques!

Qive preparou um treinamento sobre como utilizar uma solução completa para gerenciar as compras! Vale a pena conferir!

Assista o vídeo

A NFe não mais apenas um documento para ser armazenado para o caso de uma fiscalização.

Claro que ela tem total importância para para o fisco e a empresa deve realizar o armazenamento correto para não pagar multas, mas a NFes possui um papel importantíssimo no dia a dia na gestão da empresa.

Ela possui informações relevantes que mostram tanto o passado quanto que caminho tomar no futuro.

Exatamente por esse motivo é importante gerenciar os arquivos XML de NFe em todas as épocas do ano e em dezembro, onde o volume de documentos aumenta!

Uma solução que consulta NFe diretamente da Sefaz e em lote evita o trabalho manual de digitação, evita erros e evita também que algum documento se perca, já que esse momento deve ser voltado completamente para o atendimento aos clientes e às vendas.

NFCes

A NFCe é emitida pela empresa utilizando um Programa Emissor (a Secretaria da Fazenda não possui programas emissores próprios) que deve ser instalado nos computadores da empresa.

Após ser preenchida e assinada eletronicamente por meio do  Certificado Digital, a NFCe é transmitida pela internet para a Sefaz.

Como o arquivo agora é puramente eletrônico, são necessárias novas ferramentas para realizar este armazenamento.

Você pode fazer este armazenamento direto no disco do computador ou em algum sistema de backup, mas há risco que esses arquivos serem perdidos no caso de algum dano ao computador ou drive externo.

O ideal é que esses arquivos de NFCe sejam arquivados numa solução de armazenagem em nuvem.

Esse é o meio mais seguro que há para guarda de arquivos.

O Qive está sempre preparado para atualizações da SEFAZ. Por isso, o sistema já está totalmente adequado para organizar e armazenar todas as NFCes de uma empresa com toda segurança.

O armazenamento de NFCe é obrigatório por 5 anos mais o ano vigente!

A guarda desse arquivo pode (e deve!) se tornar mais que uma obrigação fiscal, esse é o histórico de vendas de uma empresa.

Das informações constantes na NFCe, é possível traçar o crescente aumento de vendas de um determinado produto ou mesmo retirar uma mercadoria de das prateleiras ao perceber que sua procura vem se reduzindo.

É preciso tratar os documentos fiscais como ferramentas para a tomada de decisões da empresa, seja no Natal ou durante todo o ano.

CTes

O CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico) é emitido para a empresa com o objetivo de registrar o transporte das mercadorias adquiridas.

Dentro deste documento estão listados todos os produtos que estão naquele frete.

O arquivamento do CTe, assim como da NFe e NFCe, é obrigatório pelo período de 5 anos, mais o ano vigente, conforme a lei.

Manter os CTes armazenados por esse prazo garante à empresa, além da conformidade com a lei, avaliar de um Natal para o outro, o que ela está gastando com valor de frete, por exemplo.

É importante, no entanto, saber se o documento que a empresa está armazenando não possui cancelamentos ou outras informações que não foram transmitidas.

Uma solução que consulta documentos fiscais (como NFes e CTes) diretamente da Sefaz garante que as informações cheguem com exatidão e sejam armazenada sem erros.

Conclusão

Durante o fim de ano, principalmente no Natal, as empresas estão direcionando sua atenção às vendas.

É exatamente por isso que o arquivamento de documentos fiscais, como NFes, NFCes e CTes, deve ser planejado com antecedência.

Ao pensar nas compras para realizar o estoque, a empresa já deve saber como irá proceder com todos os documentos fiscais que estão atreladas à cada uma.

A soluçãa Qive realiza a consulta à Nfe e outros documentos fiscais diretamente da Sefaz e em lote, faz o download e o arquivamento desses documentos.

Isso possibilita que a empresa volte sua atenção para as vendas e fique tranquila em relação à fiscalização, fechamento do mês e gestão da empresa durante todo o ano.