A escrituração contábil é o documento comercial das contas da empresa. Todo arquivo XML das Notas Fiscais devem ser armazenado para que as contas fiquem em dia e a empresa esteja de acordo com a lei.
O arquivo XML é o formato digital das Notas Fiscais eletrônicas (NFes). Por isso, é necessário tê-lo na sua escrituração.
Vamos entender melhor como isso funciona.
SPED ECF (Escrituração Contábil Fiscal)
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é a obrigação acessória conectora dos dados contábeis e fiscais da apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) com a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Este documento adianta as informações ao Fisco e torna mais eficiente o processo de fiscalização por meio do cruzamento de dados digital, principal objetivo do SPED.
Ele é, portanto, uma obrigação da plataforma SPED e substitui a DIPJ desde o ano-calendário 2014.
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é o sistema que substitui a escrituração em livros e documentos em papel, trazendo a contabilidade das empresas para o formato digital. Ele é uma solução tecnológica que, assim como a NFe, veio com o objetivo de substituir o papel por uma versão eletrônica dos Livros Fiscais. Num mundo cada vez mais digitalizado, este acaba sendo o método padrão de escrituração.
O preenchimento da ECF é obrigatório nos termos da Instrução Normativa nº 1.422/2013, de todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas. Sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:
I – As pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
II – Os órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e
III – As pessoas jurídicas inativas, assim consideradas aquelas que não tenham efetuado qualquer atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira, inclusive aplicação no mercado financeiro ou de capitais, durante todo o ano-calendário, as quais deverão cumprir as obrigações acessórias previstas na legislação específica.
A obrigação da ECF para pessoas jurídicas imunes/isentas, é recente, somente a partir do ano-calendário 2015. As imunes/isentas (desobrigadas do IRPJ e da CSLL) e que não estejam obrigadas a entregar a ECD deverão preencher os seguintes registros:
- Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação da Pessoa Jurídica
- Registro 0010: Parâmetros de Tributação
- Registro 0020: Parâmetros Complementares Registro 0030 (Dados Cadastrais)
- Registro 0930: Identificação dos Signatários da ECF
- Registro X390: Origem e Aplicações de Recursos (Imunes e Isentas)
- Registro Y612: Identificação e Rendimentos de Dirigentes, Conselheiros, Sócios ou Titular
Porque utilizar o XML na escrituração
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) incluído no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) necessita das NFes. Como as Notas Fiscais eletrônicas são transmitidas por meio de arquivo XML, a ausência de alguma delas pode configurar fraude frente aos órgãos de fiscalização.
É fundamental ter uma ferramenta de gerenciamento de notas digital como o Qive. Ela previne a perda de documentações que podem gerar multas.
Há um aumento significativo nas ações fiscais que comparam os documentos fiscais eletrônicos emitidos pelos contribuintes com suas declarações ao Fisco. O cruzamento de dados inclui SPED Fiscal, EFD CONTRIBUIÇÕES, GIA, DAM, DIEF, DIME, DAPI, entre outros.
Nesta situação, algumas Secretarias de Fazenda estão bloqueando a Inscrição Estadual de contribuintes que não escrituram corretamente suas Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) no SPED FISCAL no prazo máximo de 45 dias.
Vários contribuintes recebem notificações informando que a inscrição estadual do estabelecimento encontra-se omissa ou possui inconsistências quanto a entrega da Escrituração Fiscal Digital (EFD). A legislação estabelece penalidades para a escrituração de dados omissos, incompletos ou inexatos.
O arquivamento dos códigos XML são essenciais para evitar problemas legais na contabilidade.
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A importância do XML
A sigla é um acrônimo para Extensible Markup Language. Trata-se de uma linguagem de marcação desenvolvido pelo W3C, um consórcio internacional que cria soluções para a web.
As informações da nota ficam armazenadas em XML. A extensão permite que você guarde notas fiscais emitidas e recebidas por cinco anos, mais o ano vigente, com mais facilidade, sendo que o estoque é obrigatório por lei.
As Notas Fiscais eletrônicas (NFes) não são os únicos documentos fiscais armazenados em formato XML. CTes, NFCes e até Notas de Serviço, e as escriturações, podem ser gravadas desta forma e guardadas todas no mesmo local, separado por pastas no seu computador ou em uma plataforma de gestão como a plataforma Qive.
Multas por falta de XML
O que pode ocorrer se o contribuinte não guardar o arquivo XML por cinco anos, mais o ano vigente, como pede a lei? Pode haver uma cobrança dos créditos fiscais e multa por falta de documento.
Neste caso, a ausência de arquivo XML conta como ausência de documentação. Cada unidade federativa do Brasil define o valor da multa por falta de arquivo fiscal.
No estado de São Paulo as multas estão catalogadas no artigo 527 do Regulamento do ICMS e são precificados por UFESP, a Unidade Fiscal do Estado de São Paulo. O Valor da UFESP em 2017 corresponde a R$ 25,07.
Confere o que diz o inciso IV do artigo 527 do RICMS/00 – Infrações relativas a documentos fiscais e impressos fiscais:
“j) extravio, perda ou inutilização de documento fiscal, bem como sua permanência fora do estabelecimento em local não autorizado ou sua não-exibição à autoridade fiscalizadora – multa no valor de 15 (quinze) UFESPs por documento.
XI – outras infrações:
f) não exibição à autoridade fiscalizadora de documentos comerciais, trabalhistas ou previdenciários, bem como de documentos que dêem suporte aos lançamentos efetuados nos livros contábeis – multa equivalente ao valor de 15 (quinze) UFESPs por documento, caso seja possível sua quantificação, ou de 500 (quinhentas) UFESPs nas demais hipóteses;
g) falta de prestação de informação sobre a confirmação da operação ou prestação de serviços – multa equivalente a 10% (dez por cento) do valor da operação ou prestação constante do documento, nunca inferior a 15 (quinze) UFESPs, por documento;
Assim, em 2017 no Estado de São Paulo, o contribuinte que deixar de baixar o arquivo XML da NFe e também deixar de armazená-lo poderá ser autuado em R$ 376,05 (15 x R$ 25,07) por documento (alínea J do inciso IV do Art. 527 do RICMS/00)”.
Conclusão
A consulta, o download e o armazenamento das NFe por uma solução inteligente torna o trabalho mais ágil e menos passível de erros no dia a dia do departamento contábil da empresa e também no momento da realização da escrituração contábil.
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