Consultar NFe RS: saiba como fazer

A consulta de NFe RS tem como objetivo verificar se a NFe (Nota Fiscal eletrônica) está autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz-RS). Essa informação é muito importante para a escrituração contábil, pois se o Fisco bater à porta, é possível provar a procedência dos ativos.

A Sefaz permite a consulta e o download das NFes gratuitamente. Para isto, é necessário possuir um certificado digital A1 ou A3 e utilizar o software que o órgão disponibiliza. Conheça todas as questões envolvidas para consultar NFe RS e como fazer o trabalho de maneira mais fácil.

Como é consultar NFe pelo site da Sefaz-RS

A consulta pelo site da Sefaz RS, é feita seguinte maneira:

O contribuinte terá que acessar o site da Sefaz RS, selecionar o Ambiente de Produção ou Ambiente de Homologação de Empresas.

Após isto, é necessário inserir a chave de acesso (44 dígitos) do arquivo XML da NFe que está procurando consultar e baixar.

Basta clicar em “Avançar” para prosseguir com a consulta de NFe e visualizar se a NFe tem validade jurídica, ou seja, se o seu uso está autorizado pela Sefaz RS.

Caso a chave de acesso inserida esteja inválida, aparecerá o aviso abaixo:

Confira algumas dúvidas e respostas relacionadas à consulta de NFe

1. Obrigatoriedade da consulta de NFe

A consulta é obrigatória por parte do destinatário. Entretanto, não é necessário imprimir qualquer documento que comprove a consulta. 

É importante lembrar que a NFe, DANFe e XML tem papeis diferentes. A NFe deve ser armazenada em arquivo XML pelo contribuinte, pelo período de 5 anos, segundo a legislação vigente.

Sendo assim, o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica) é apenas um documento impresso que acompanha a mercadoria, não tem validade jurídica.

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2. Como funciona consultar NFe RS

As NFes podem ser consultadas no site da Sefaz (de origem ou Sefaz-Virtual) ou subsidiariamente, através da consulta pelo Portal Nacional da NFe.

Pode acontecer de a Nota Fiscal não ser encontrada no banco de dados do portal da NFe, mas isso não significa que o documento não tenha validade jurídica, desde que conste como autorizada no site da Sefaz.

3. O que fazer se a Nota Fiscal eletrônica não constar no Portal Nacional da NFe?

A falta do documento no portal da NFe ocorre devido a problemas de sincronismo entre a base de dados nacional e a Sefaz de origem do emitente. Quando isso acontece, o contribuinte deve consultar a NFe no site da Sefaz que a autorizou.

A ausência momentânea da nota para consulta não invalida o documento, desde que ele conste como autorizado no site da Sefaz autorizadora.

4. Por quanto tempo a NFe poderá ser consultada?

A consulta à Nota Fiscal eletrônica deve ficar disponível por pelo menos 180 dias. Após esse prazo, fica disponível um resumo com as informações básicas da transação (dados do emitente, destinatário e valores totais) e sua situação (se autorizado, cancelada ou denegada).

Com o Qive, é possível consultar as NFes a qualquer momento, de qualquer período, desde que esteja armazenada na plataforma.

5. Consulta de NFe em lote: dá para consultar várias notas fiscais de uma vez no site da Sefaz?

Pelos sites de qualquer Secretaria da Fazenda, não é possível, apenas é disponibilizada a consulta de Nota por Nota, com a presença da chave de acesso de cada Nota Fiscal. 

A consulta de NFes em lotes é uma das vantagens de ter acesso aa Qive, com a plataforma, o contribuinte consegue consultar todas as NFes emitidas contra o seu CNPJ, sem precisar digitar chave de acesso, nota por nota.

Consulta de NFe automática e em lote diretamente da Sefaz

O Qive consulta, baixa e armazena todas as NFe, NFSe, NFCe e CTe de maneira automática. Não há limite de notas e o sistema faz toda a gestão dos documentos fiscais, permitindo que você filtre por notas, informações específicas (CNPJ emitente, empresa, etc) ou até por notas que contenham produtos específicos.

Os relatórios gerados podem ser exportados para auxiliar na análise estratégica da empresa. Além disso, o prazo de 180 dias não existe no sistema. As notas ficam disponíveis pelo tempo estabelecido pela legislação para o arquivamento (cinco anos).

Fica claro que o antigo modelo de trabalho — baseado em funcionários perdendo tempo com cobranças e arquivamentos consultas de NFe manuais — já não se sustenta mais.

Conheça o download de NFe automático da Qive, sem gastar um único centavo.

O que você achou deste artigo? Experimente grátis e veja o quanto a Qive pode ajudar na gestão de notas da sua empresa!