Escritório Contábil: Controle os documentos eletrônicos dos seus clientes

A tecnologia traz diversos benefícios para o escritório de contabilidade. Graças a sistemas modernos, hoje em dia é possível emitir Notas Fiscais eletrônicas (NFe), por exemplo, e enviá-las com rapidez a clientes da empresa, independentemente de onde eles estejam.

A organização é mais uma das vantagens oferecidas pela tecnologia, assim como a precisão e a redução nos custos. Digitalizar papéis e automatizar tarefas é, portanto, algo essencial para garantir um escritório produtivo e clientes satisfeitos.

Mas como manter todos os documentos eletrônicos sob controle? Como garantir que todas as informações estarão acessíveis sempre que necessárias? Com um bom sistema de gestão! Saiba mais:

Como fazer a gestão e controle dos documentos eletrônicos dos seus clientes?

Trocar o papel pelo meio digital é algo que contribui para a preservação do meio ambiente, para a produtividade do escritório de contabilidade e para facilitar a rotina dos colaboradores.

Mas não adianta a mudança digital se os documentos continuam desorganizados e trabalhosos para manipular. É necessário fazer a gestão e efetivamente controlar os documentos fiscais.

Uma plataforma de gestão como o Qive é essencial para a organização dos documentos. Ele permite que as informações sejam acessadas com facilidade. Com ele, é possível fazer pesquisas filtradas por período, fornecedor, cliente ou pelo que for mais conveniente.

Com isso, o atendimento ao cliente também ganha em qualidade, uma vez que os processos ficam mais rápidos e que os documentos eletrônicos podem ser melhor organizados. Podem, porque esta organização depende de uma boa gestão.

Assim, em poucos cliques e segundos, o contador pode visualizar informações para tirar dúvidas de clientes. Também pode imprimir relatórios fiscais ou consultar notas fiscais com praticidade.
A consulta e armazenamento automáticos permitem que, tanto contador, quanto empresa, não percam tempo com notas fiscais. Menos tempo gasto com as notas fiscais significa mais aplicação em atividades lucrativas da empresa. Isso ocorre porque você tem como consultar rapidamente as notas.

Veja algumas das vantagens de contar com este tipo de tecnologia:

1. Padronização dos processos

Um sistema de gestão ajuda a uniformizar os processos realizados diariamente no escritório: algo que contribui para que a empresa ofereça um atendimento com alto padrão de qualidade para todos os seus clientes.

Por exemplo: por padrão, todos os documentos dos clientes ficam guardados na nuvem. Assim, não há riscos de perder nenhum dado ou de atrasar uma declaração de imposto porque falta um documento eletrônico importante.

2. Tarefas concluídas com mais rapidez

O sistema de gestão também garante mais agilidade às atividades desempenhadas pelos funcionários do escritório. Primeiro, porque é muito mais fácil encontrar qualquer documento eletrônico que estiver armazenado no sistema, o que pode garantir até horas de economia de tempo no final de um mês.

Depois, porque tarefas rotineiras podem ser automatizadas. Os contadores do escritório podem fazer o fechamento do mês dos seus clientes em apenas alguns cliques, por exemplo.

3. Facilidade para contadores e analistas fiscais

A possibilidade de automatizar tarefas, de gerenciar todos os documentos eletrônicos em um só painel e de ter fácil acesso a qualquer documento eletrônico faz com que a rotina dos contadores e analistas fiscais fique muito mais simples.

Para os colaboradores do escritório, isso significa mais tempo para se dedicar a outras tarefas e mais controle sobre os documentos gerados pelos e para os clientes,  o que faz com que o trabalho seja muito mais preciso, produtivo e eficiente.  

Quais funcionalidades do sistema de gestão que ajudam na organização dos documentos eletrônicos?

São algumas as funcionalidades de um sistema de gestão que podem ajudar no controle dos documentos eletrônicos e no consequente aumento na produtividade do escritório de contabilidade.

A já citada consulta com base em diferentes filtros — por data, cliente ou fornecedor, entre outros — é uma delas.

Além disso, um bom sistema também permite um armazenamento ilimitado de dados, entre eles Notas Fiscais eletrônicas e documentos como o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe).

Com a Qive, todas essas informações podem ser centralizadas em um só painel que permite uma fácil gestão dos documentos eletrônicos do cliente.

Além de NFe e CTe direto da Sefaz, a Qive também faz o download de NFSe direto de mais de 150 prefeituras. É possível armazenar também NFCe e CFe-SAT.

A possibilidade de colocar esses dados com segurança na nuvem, dá ainda mais flexibilidade à gestão feita pelo escritório de contabilidade, uma vez que todas as informações podem ser consultadas em diferentes computadores e dispositivos móveis.

São, por exemplo, certas facilidades que garantem mais agilidade às tarefas desempenhadas no escritório e mais controle sobre os documentos eletrônicos dos clientes:

• Rápido download de notas fiscais;
• Envio de documentos por e-mail (sem precisar sair do painel do sistema);
• Conversão automática de arquivos XML para PDF;
• Emissão de relatórios e download automático de notas fiscais eletrônicas.

Você já conhece a plataforma do Qive? Consulta e download de Notas Fiscais eletrônicas, XML e DANFe, em um clique são duas das funcionalidades oferecidas. Acesse o site e saiba mais!