Administrar um negócio implica em cumprir diversas obrigações essenciais para manter o empreendimento funcionando de maneira regular. Afinal, não basta se preocupar com o crescimento da empresa, é preciso estar em dia com as regras e obrigatoriedades exigidas pela lei.
Nesse sentido, uma questão que gera muita dúvida em empreendedores é a emissão de notas fiscais. É obrigatório emitir esse documento? O que acontece se deixar de emitir a nota fiscal?
Neste artigo, você vai entender o que é sonegação de notas fiscais e quais os impactos dessa prática em seu negócio. Continue a leitura e confira como manter a sua empresa em dia com a legislação!
Não emitir nota fiscal é crime?
Sim. O ato de não emitir nota fiscal é considerado crime de sonegação fiscal no Brasil, conforme previsto na legislação tributária. A Lei nº 8.137/1990, que define crimes contra a ordem tributária, estabelece que deixar de fornecer nota fiscal ou qualquer outro documento exigido por lei com o objetivo de suprimir ou reduzir tributos constitui crime. Essa prática está sujeita a penalidades que incluem multas e até detenção.
A legislação brasileira exige a emissão de documentos fiscais em todas as transações comerciais que envolvem a venda de produtos ou prestação de serviços, seja para pessoas físicas ou jurídicas. Essa obrigatoriedade vale tanto para empresas enquadradas no Simples Nacional quanto para aquelas em regimes de tributação como o Lucro Presumido e o Lucro Real.
A emissão da nota fiscal garante o recolhimento adequado de tributos como ICMS, ISS, PIS e COFINS, contribuindo para a arrecadação de recursos que financiam serviços públicos.
Existem, porém, algumas situações em que a emissão de nota fiscal não é obrigatória. Os Microempreendedores Individuais (MEIs), por exemplo, estão dispensados de emitir notas fiscais para vendas feitas a pessoas físicas, mas apenas quando o consumidor não solicita o documento. Além disso, transações entre pessoas físicas sem atividade empresarial formalizada também não exigem a emissão de nota fiscal.
Vale lembrar que emitir notas fiscais é essencial não apenas para cumprir com as obrigações legais, mas também para garantir a transparência e a credibilidade do seu negócio perante clientes e órgãos fiscais.
Além disso, a documentação fiscal adequada ajuda a proteger a sua empresa de penalidades e assegura direitos como a possibilidade de recuperação de créditos tributários e a facilitação da contabilidade.
O que acontece se eu não emitir nota fiscal?
Você já entendeu que sonegar notas fiscais é crime previsto em lei. Mas quais são as penalidades para a prática?
A não emissão de nota fiscal resulta em diversas penalidades, conforme previsto na legislação brasileira, incluindo multas, que variam de acordo com o valor da operação não documentada, além da possibilidade de processos administrativos e criminais que podem levar à interdição do estabelecimento e até prisão dos responsáveis.
E como as multas são calculadas sobre o valor da transação omitida pela não emissão da nota fiscal, o valor pode atingir percentuais bastante elevados, comprometendo de maneira significativa as finanças do negócio.
Além das penalidades legais, a sonegação de notas fiscais pode trazer uma série de problemas internos para a empresa. A falta de registros fiscais adequados dificulta a organização contábil e pode resultar em descontrole financeiro.
Isso torna mais difícil o planejamento estratégico do negócio e a gestão eficiente dos recursos. Sem a devida documentação, a empresa ainda pode enfrentar problemas com auditorias fiscais, com perda de benefícios fiscais e créditos tributários.
Outro impacto negativo é a perda de credibilidade junto aos clientes, parceiros e fornecedores. Isso acontece porque a transparência nas transações comerciais é fundamental para construir a confiança do público e manter a reputação da empresa no mercado.
Portanto, emitir notas fiscais de maneira correta é muito importante para garantir a conformidade fiscal e tributária, manter a saúde financeira da empresa e preservar a sua reputação no mercado.
Como fazer a emissão de notas fiscais?
Para emitir notas fiscais e manter o seu negócio em dia com as obrigações fiscais, existem alguns passos que precisam ser seguidos:
Tenha um CNPJ
O primeiro passo para emitir notas fiscais é possuir um CNPJ ativo. O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica é o registro que identifica a empresa perante a Receita Federal, sendo essencial para qualquer atividade comercial formalizada.
Faça sua Inscrição Estadual ou Municipal
Dependendo da atividade exercida, a empresa precisará obter uma Inscrição Estadual (para o recolhimento de ICMS) ou uma Inscrição Municipal (para o recolhimento de ISS). Esse registro é obrigatório para que a empresa possa emitir notas fiscais legalmente.
Obtenha um certificado digital
O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma assinatura digital, garantindo a autenticidade e validade jurídica das notas fiscais eletrônicas (NF-e). Ele é necessário para assinar digitalmente os documentos e transmitir para os órgãos competentes. Entretanto, o certificado não é obrigatório para o caso de MEIs e optantes do Simples Nacional.
Acesse o emissor de nota fiscal eletrônica
A empresa pode utilizar os emissores gratuitos oferecidos pelas Secretarias da Fazenda estaduais e municipais, ou optar por softwares de emissão automatizados. Os sistemas automatizados facilitam o preenchimento e o armazenamento das notas, além de integrarem-se a outros sistemas de gestão empresarial.
Já empresas optantes pelo Simples Nacional podem acessar o Portal do Simples Nacional para realizar a emissão das notas. Os microempreendedores individuais, por sua vez, podem emitir os documentos no Portal da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
Preencha os dados da nota
No processo de emissão, é fundamental preencher corretamente todos os dados da nota fiscal, como informações do emitente e destinatário, descrição dos produtos ou serviços, valores e tributos incidentes. Qualquer erro pode resultar em complicações fiscais.
Envie a nota fiscal para a SEFAZ
Após o preenchimento, a nota fiscal deve ser enviada para a Secretaria da Fazenda correspondente, onde será validada e autorizada. Somente após essa autorização a nota será considerada válida.
Armazene e envie a NF ao cliente
A empresa deve armazenar as notas fiscais eletrônicas pelo prazo exigido pela legislação, geralmente de cinco anos, e enviá-las ao cliente, garantindo a transparência da transação.
E agora que você já sabe por que a sonegação de notas fiscais deve ser evitada e como emitir as notas corretamente, é essencial realizar uma boa gestão dos documentos fiscais. A Qive é uma ferramenta essencial nesse processo, permitindo a captura automática das notas fiscais emitidas contra o CNPJ do seu negócio, automatização de rotinas fiscais e integração com os maiores ERPs do mercado.
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