Não é novidade que a gestão automática de NFes e CTes melhora a organização e diminuição de papéis espalhados pela empresa ou escritório contábil que precise lidar com milhares dessas notas fiscais ou conhecimentos de transporte.
Os documentos eletrônicos têm diversas vantagens, como a eliminação da digitação, que reduz os possíveis erros nas informações que eram digitadas manualmente. Além do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ser um ponto de vantagem para o contador, pois assim o grande volume de dados deixa de ficar desorganizado em papéis e passa a ficar centralizado digitalmente.
O que muitos não sabem é sobre a possibilidade de alcançar a inteligência financeira através dos dados dessas notas! Saiba como:
Através dos campos das notas fiscais é possível obter informações como o valor ICMS sobre cada produto, alíquotas e o código CFOP, por exemplo.
Também é possível gerar relatórios em Excel com todas as informações das notas que desejar e assim saber o valor total de tributações, produtos, entre outros. Distribuindo essas informações em uma linha do tempo é possível entender como os preços por unidade, litro ou peso estão variando ao longo dos meses do ano.
Filtrando as NFes recebidas e emitidas é possível avaliar o giro de estoque da sua empresa, levando em consideração o quanto de determinado produto você está comprando e o quanto te vendido, assim como avaliar a margem de lucro.
Nas NFes transportadas você pode levantar os custos que tem com transporte separado por produtos ou categorias de produtos que mais demandam transporte. Além disso ainda pode separar a mercadorias transportadas por fornecedor de transporte para entender quais você mais usa, por custo e por volume de entregas para renegociar contratos num futuro próximo.
As NFSes recebidas podem indicar para sua empresa se existe alguma área da empresa que está torrando orçamento com serviços caros e recorrentes que podem ser substituídos por um profissional contratado dentro da empresa e isso reduzir custos a longo prazo ou ainda um contrato fixo com uma empresa de serviços que pode cobrar mais barato do que serviços avulsos.
Nas NFSes emitidas, você pode fazer uma curva ABC para entender quais são os serviços prestados mais recorrentes e quais trazem mais receita e lucro para a empresa para ajudar a priorizar o esforço de Marketing para gerar ainda mais demanda para esses serviços.
Dentro da Qive, você pode ter essas notas em apenas um clique, desde que elas estejam arquivadas na plataforma. Você pode integrar a Qive com seu sistema contábil, emissor e ERPs, sem precisar fazer a relação de todas esses documentos fiscanais manualmente.
A aplicação de etiquetas personalizadas para distinguir as notas com termos, citações a áreas e unidades da empresa pode ser uma funcionalidade útil para muitas empresas criarem segmentações ainda mais avançadas de suas notas além das informações que já existem no XML do documento fiscal. Por exemplo, caso você lide com uma construtora, você pode separar a que obra se refere cada nota, apenas adicionando etiquetas à essas notas.
Com um sistema de gestão de documentos fiscais, é possível ter todas as NFs emitidas para o CNPJ da empresa e assim alavancar todos os processos e ainda tirar muita inteligência competitiva e fiscal, que podem ir muito além das citadas acima.
Isso também acelera o processo de busca manual para a realização de cálculos para obrigações acessórias. Uma das maiores vantagens de ter todos os arquivos armazenados na nuvem em uma plataforma inteligente, é a conferência SPED com segurança. Pois, com a certeza de que todos os arquivos vieram automaticamente da Secretaria da Fazenda, com atualização de status de cancelamento e cartas de correção sobre aquela nota, é muito mais fácil realizar a entrega de diversas obrigações fiscais.
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Centralizando e armazenando todos esses documentos com segurança, você pode ficar tranquilo, pois numa fiscalização não precisará correr atrás de chaves de acesso e de documentos perdidos com o tempo.
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