Estamos vivendo em uma época em que todo o cuidado é pouco. A Receita Federal (RF) está sedenta por arrecadação e qualquer deslize no gerenciamento dos documentos fiscais de sua empresa pode acarretar em sérios problemas com a Secretaria da Fazenda, incluindo multas altíssimas.
Você sabia que, por exemplo, a RF tem acesso ao XML das NFe completas emitidas contra ou à favor do seu CNPJ no mesmo instante em que elas são geradas?
Não é à toa que médias e grandes empresas geralmente dispõem de um profissional contratado exclusivamente para administrar os documentos fiscais que são recebidos e emitidos.
Muitas vezes, cabe a esse colaborador prestar o ingrato serviço de cobrar notas fiscais de seus fornecedores, realizar a consulta da NFe manualmente –um processo feito pelo site do Sefaz) –, fazer o download da NFe e arquivar o registro eletrônico individualmente em um servidor específico de sua companhia.
Esse modelo é extremamente comum. Chegamos ao ponto em que as empresas consideram normal a contratação de um assistente fiscal cuja única rotina é cobrar — via e-mail ou telefone — as notas fiscais e arquivá-las em um local teoricamente seguro.
Esse condicionamento faz com que os gestores e contabilistas tenham certa resistência às inovações tecnológicas que chegaram para facilitar sua vida, não conseguindo enxergar os benefícios integrados em uma solução inteligente de download de NFe.
A Riachuelo, por exemplo, começou a utilizar uma ferramenta de gestão e consulta de NFe automática em agosto de 2016. Tendo optado pela Qive como sua solução de confiança, a rede varejista buscava otimizar seu fluxo de trabalho e diminuir o número de tarefas de sua equipe fiscal, que tinha o desafio de gerar, diariamente, centenas ou até mesmo milhares de NFe completas emitidas ao longo de todas as lojas da rede.
De acordo com a própria companhia, a economia de tempo chega a ser 15 vezes maior com o uso da plataforma — se antes era necessário gastar um minuto para consultar uma NFe completa, hoje é possível analisar um lote de mil notas em apenas três.
Faça as contas: se aquele assistente fiscal recebe R$ 11 por hora (totalizando um salário de cerca de R$ 2 mil mensais) e passa três horas por dia cobrando notas, em um mês, você terá gasto mais de R$ 130 com uma função que poderia ser muito bem automatizada com a ajuda da tecnologia, fazendo o download das NFe automaticamente.
Adotando a tecnologia certa para fazer a gestão dos documentos fiscais, o varejista, por exemplo, ganha muito tempo e mais ainda: ganha qualidade na operação. Isso porque, com uma solução especializada, a conexão é direta com a Sefaz e as notas fiscais consultadas têm validade jurídica.
Integração com ERP
Como a Qive é capaz de otimizar o fluxo de trabalho de sua equipe de contabilidade? A solução consegue, automaticamente, identificar no banco de dados da Sefaz todas as NFe completas emitidas no seu CNPJ, recuperando-as para dentro do seu sistema e permitindo o download da NFe desejada. Com isso, fica mais fácil gerenciar os registros eletrônicos, manter os arquivos XML em um local seguro e cobrar eventuais notas que estejam faltando.
Mas os benefícios de uma plataforma robusta não param aí. Integrando uma solução inteligente de consulta de NFe ao seu sistema de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), é possível, por exemplo, usar os dados fiscais para obter insights sobre seu negócio, incluindo tipos de produtos mais vendidos, sazonalidades, custos com fretes e tributos e outras estatísticas úteis. Tais números podem ser importantes para a tomada de decisões e para estratégias competitivas.
Erros ao cuidar da gestão fiscal dos seus documentos
1. Não armazenar as NFes
Perigosíssimo: é uma obrigação fiscal de qualquer empresa armazenar todas as Notas Fiscais eletrônicas, tanto emitidas quanto recebidas, por um período mínimo de 5 anos mais o ano corrente, segundo a legislação atual. Dependendo do conteúdo, ou sua versão, um único documento pode ter até 300 campos digitáveis e pequenas divergências ou inconsistências podem render multas de até mil reais por documento.
Caso ocorra uma fiscalização na empresa e esses arquivos não sejam apresentados, as multas podem passar de R$1.000,00 por documento perdido e reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos.
2. Não arquivar os documentos de forma organizada e segura
Imagine que você guarde todos os arquivos de NFes em uma pasta no seu computador. Agora, como você faria para encontrar uma nota recebida de um fornecedor em maio de 2014? Se você tiver organizado as informações em pastas, por data, nome, fica mais fácil, mas se o seu computador queimar, ou seu disco travar, você terá um enorme “abacaxi” nas mãos.
O ideal é que sua companhia armazene notas em um app eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é a Qive. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e trabalhar com mais agilidade na sua empresa.
3. Não verificar a validade jurídica dos XMLs que você recebe e guarda
Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança: a Assinatura Digital, que é carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota; e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda. Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira.
A principal função do DANFe é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção, junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Teste gratuitamente!
Fica claro que o antigo modelo de trabalho — baseado em funcionários perdendo tempo com cobranças e arquivamentos consultas de NFe manuais, além de altíssimos gastos com a conta telefônica — já não se sustenta mais. Caso você esteja disposto a vislumbrar uma otimização radical na gestão de documentos fiscais na sua empresa, teste a Qive gratuitamente. Você poderá conhecer mais a fundo essa solução de download de NFe automático e conferir, sem gastar um único centavo, como ela pode ser importante para aumentar sua competitividade no mercado!
Veja também
Otimize rotinas, reduza custos e evite multas
Tudo o que você precisa na Qive para gestão financeira e fiscal do jeito certo: automatizada e estratégica.